POLITICA DE PRIVACIDAD
PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decreto reglamentario 1377 DE 2013
I. INTRODUCCIÓN
POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y HABEAS DATA
CONUTRIR S.A.S comprometida con los valores de respeto, sujeción a la legalidad, reserva, confidencialidad, disponibilidad, integridad y manejo adecuado de la información y en especial con la convicción en la garantía de los derechos fundamentales por medio de la presente elaboración y propuesta, pretende dar cumplimiento a la ley 1266 de 2008 y a la ley 1581 de 2012, reglamentada por el decreto 1377 de 2013, dentro de las cuales se destaca la necesidad de adoptar un Manual de políticas y procedimientos que garanticen el cumplimiento de dicha ley, atendiendo a las consultas y reclamos que surjan por parte del titular de los datos personales.
En los literales d) y e) del Artículo 3 de la ley 1581 de 2012, se hace mención del encargado y responsable del tratamiento, Cumpliendo CONUTRIR S.A.S, con estas dos cualidades de manera simultánea y en muchas de las bases de datos que se manejan, se responsabiliza de toda información sobre datos personales y se obliga a custodiarlas en la forma establecida en la presente ley.
CONUTRIR S.A.S, Sociedad por Acciones Simplificada, dedicada a la compraventa para su comercialización de toda clase de productos veterinarios, agroquímicos, semillas, fertilizantes y todos los insumos para la explotación agrícola o ganadera, la comercialización de maquinarias equipos y repuestos para la explotación agrícola ganadera, da cumplimiento a lo establecido en la ley que versa sobre HABEAS DATA y DATOS PERSONALES
El derecho fundamental al HABEAS DATA, debe garantizar a los ciudadanos el poder de decisión y control que les asiste sobre la información, uso y destino de sus datos personales.
El derecho a la protección de los datos personales de cada titular, se extiende desde saber quién conserva dichos datos y que uso se le está dando a los mismos, hasta de definir quién tiene la posibilidad de consultarlos.
La ley atribuye el poder a cada titular de consultar, modificar, suprimir y reanudar dicha información, y desarrolla las garantías e instrumentos para garantizar la vigencia del derecho fundamental.
El objeto de esta Manual es consagrar las políticas internas que habrán de fijarse en cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y que, por nuestra condición de encargados y responsables del tratamiento de datos personales, debemos instrumentar y organizar a fin de cumplir a entera cabalidad con las disposiciones contempladas en la ley.
El manual incluye los aspectos básicos de índole normativa y anexos independientes y esquemas de procedimientos que permiten la autorización.
CONUTRIR S.A.S, respectivamente; tiene su domicilio en Barranquilla, Atlántico, Calle 59 #53-33, Correo electrónico: misdatos@conutrir.com, teléfono: 605 368 2626 sitio web: https://www.conutrir.com/.
II. FINALIDAD
CONUTRIR S.A.S a través de la presente política formaliza el tratamiento de datos personales aplicable a las actividades con clientes, proveedores, empleados, y en general, toda persona natural titular de los datos personales que aparecen registrados en nuestras bases de datos para el cumplimiento del objeto social de la Entidad.
Los Datos Personales que son incluidos en las Bases de Datos de CONUTRIR S.A.S provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole con sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general.
La información suministrada por el Titular, solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las Bases de Datos de CONUTRIR S.A.S o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.
• CLIENTES
a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales;
b) Informar sobre las visitas de acompañamiento de productos realizadas a su unidad de producción o finca;
c) Envío de recomendaciones técnicas en el manejo y uso de productos;
d) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus clientes;
e) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos;
f) Evaluar la calidad del servicio y productos;
g) Realizar estudios de mercadeo sobre hábitos de consumo;
h) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por CONUTRIR S.A.S y/o por terceras personas;
i) Llevar a cabo los trámites de atención de PQR’s presentadas ante la Compañía.
• EMPLEADOS
j) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral (realización de entrevistas, encuestas, pruebas psicotécnicas, evaluaciones médicas y otro tipo de pruebas y exámenes orientados a validaciones requeridas para la relación laboral);
k) Soportar procesos de auditoría interna o externa;
l) Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de CONUTRIR S.A.S.
m) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de CONUTRIR S.A.S ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados. Respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de CONUTRIR S.A.S, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de CONUTRIR S.A.S y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso. Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, CONUTRIR S.A.S no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de CONUTRIR S.A.S o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; (vi) que sea requerido o permitido por la ley. CONUTRIR S.A.S podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, CONUTRIR S.A.S advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.
n) Recursos humanos - Gestión de personal Administración de la relación laboral existente: envío de comprobantes, reportes y certificaciones; envío de información sobre beneficios derivados de la relación y otorgados por CONUTRIR S.A.S o por terceros con los que éste tenga convenio; consulta en bases de datos públicas para verificación de antecedentes; pago de salario, prestaciones sociales, beneficios extralegales y demás conceptos económicos asociados a la relación laboral; control de horario Seguimiento a horarios de ingreso y salida de empleados; gestión de sanciones, amonestaciones, llamados de atención, exclusiones. realización de procesos disciplinarios, llamados de atención y terminación de relación laboral; seguimiento de asistencia a eventos, reuniones y capacitaciones.
• PROVEEDORES
o) Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión administrativa Conocimiento de terceros con quienes la Compañía tiene relación y realiza transacciones, para dar cumplimiento a la reglamentación sobre prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo; elaboración de contratos, órdenes de compra o servicios, informes y reportes relacionados con la relación comercial sostenida entre las partes; gestión de facturación; gestión de anticipos, facturas y cuentas de cobro; emisión de certificados y comprobantes.
p) Administración de la relación contractual, legal o comercial que existe entre CONUTRIR S.A.S y el Titular.
q) Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
r) Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, telemercadeo, empresas de seguridad y vigilancia, proveedores de servicios de software, entre otros. Estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso, todo lo cual se encuentra regulado mediante acuerdos suscritos con los mismos.
s) Publicidad y prospección comercial - Publicidad propia Envío de información a través de diferentes medios, sobre eventos, actividades, productos, servicios y en general, información asociada a la actividad de la Compañía; realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la Compañía tenga algún convenio; adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros; envío de información sobre beneficios, eventos, nuevos productos y servicios, trámites, convocatorias, invitaciones a cotizar y en general información asociada a la actividad de la Compañía; publicidad y prospección comercial - Encuestas de opinión Evaluar la calidad de la relación contractual.
CONUTRIR S.A.S podrá tomar la huella digital o usar otros mecanismos biométricos autorizados de sus clientes, proveedores, empleados, distribuidores y otros terceros y administrarlos con el fin de validar su identidad en el manejo de los productos y/o servicios que adquieran con la sociedad.
CONUTRIR S.A.S podrá entregar los datos personales de sus clientes, proveedores, empleados, distribuidores y otros terceros a entidades radicadas en Colombia o en el exterior, sean públicas o privadas, siempre y cuando: Sean empresas o entidades con las que CONUTRIR S.A.S se relacione por vínculos de participación accionaria, o sean su matriz, subsidiaria u operada; o la entrega de datos personales tenga como finalidad la estructuración, diseño e implementación de ofertas de productos y/o servicios, o en general propuestas de valor adicionales a las que CONUTRIR S.A.S está en capacidad de ofrecer de manera autónoma, o tenga como finalidad facilitar el desarrollo del objeto social de CONUTRIR S.A.S mediante la tercerización de sus procesos, tales como archivo físico o digital, cobranza, gestión de riesgos, desarrollo de software, contacto de miembros, investigación de mercados, elaboración de análisis estadísticos, elaboración de estrategias comerciales y/o sociales, mercadeo, estudios de impacto social, participación en programas sociales de inclusión del estado, establecimiento de nuevos canales de atención, y demás fines relacionados y conexos.
De igual forma, los datos personales de los clientes, empleados y/o miembros, prestadores o cualquier otra persona de quien se tengan datos personales, serán usados por CONUTRIR S.A.S con el fin de adelantar adecuadamente todos sus procesos, en el desarrollo de las actividades antes mencionadas y dar cumplimiento a la normatividad relacionada con Habeas Data Financiero. Los datos suministrados por los Empleados y/o prestadores de servicios, médicos y/o especialistas a CONUTRIR S.A.S, tendrán como finalidad adelantar el proceso de selección para la contratación interna. Asimismo, estos datos podrán ser utilizados por CONUTRIR S.A.S durante la relación laboral o de prestación de servicios o vinculación estratégica mediante contratos y/o convenios con la finalidad de potenciar las habilidades de los empleados, miembros, o vinculados por medio de cursos, capacitaciones, talleres, etc., y para incorporarlos a los diferentes procesos de bienestar y planes de beneficios. De igual forma, los datos personales de los Empleados, prestadores, médicos, especialistas, miembros, clientes, usuarios, prestadores, directivos, o vinculados en general, serán usados por CONUTRIR S.A.S con el fin de adelantar adecuadamente todos sus procesos de análisis de riesgo de crédito y dar cumplimiento a la normatividad relacionada con Habeas Data Financiero, asimismo podrá CONUTRIR S.A.S obtener los datos personales de sus empleados, prestadores, médicos y/o especialistas a efectos de suministrar referencias laborales o de prestación, afiliación o vinculación estratégica. CONUTRIR S.A.S podrá entregar los datos personales de sus empleados, prestadores, y/o especialistas vinculados laboralmente, por prestación o por alianza utilizada en los diferentes contratos y convenios a entidades radicadas en Colombia o en el exterior siempre y cuando: sean empresas o entidades con las que CONUTRIR S.A.S se relacione por vínculos de participación accionaria, o sean su matriz, subsidiaria u operada; o la entrega de datos personales tenga como finalidad la estructuración, diseño e implementación de beneficios y planes de bienestar o selección, tercerización del archivo físico o digital o en general propuestas de valor adicionales a las que CONUTRIR S.A.S está en capacidad de ofrecer de manera autónoma, o tenga como finalidad facilitar el desarrollo del empleado y la administración de la información de CONUTRIR S.A.S mediante la tercerización de sus procesos.
En general, CONUTRIR S.A.S obtendrá y manejará los datos personales suministrados a él por sus clientes, empleados, proveedores, y en general cualquier persona natural del que se tengan datos personales, para las finalidades consecuencia del desarrollo de su objeto social.
Las anteriores actividades podrán ser realizadas a través de correo físico, correo electrónico, teléfono fijo, sitio web, teléfono o dispositivo móvil, vía mensaje de texto, fax, redes sociales, encuestas o a través de cualquier otro medio de comunicación ampliamente conocido, dando cumplimiento a lo previsto en la normatividad vigente.
De igual forma, los datos personales de clientes, empleados, proveedores, personas naturales con quienes se tenga alianzas establecidas en contratos y/o convenios, operados, distribuidores, terceros y en general, toda persona natural titular de los datos personales que aparecen registrados en las bases de datos serán usados por CONUTRIR S.A.S con el fin de adelantar adecuadamente todos sus procesos y dar cumplimiento de esta forma al presente manual y a la ley 1266 de 2008, ley estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
III. DEFINICIONES
Para los efectos de la presente política, a continuación, se relacionan las definiciones establecidas por la normatividad vigente:
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por CONUTRIR S.A.S dirigida al titular de los datos personales, en la cual se le informa de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Dato público: Es el relativo al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público; aquellos que por su naturaleza no están sometidos a protección.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos,, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando CONUTRIR S.A.S, ubicada en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta de CONUTRIR S.A.S.
IV. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLECENTES.
En el tratamiento se asegurará el respecto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Queda proscrito el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Es tarea del Estado y de las entidades educativas de todo tipo de proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
V. PRINCIPIOS
De conformidad con la ley, CONUTRIR S.A.S, actuará en toda recopilación, manejo y supresión de datos personales de acuerdo a los principios que deben seguirse en todo Tratamiento de Datos Personales y de protección de la ley del HABEAS DATA, ellos son:
• Legalidad: Para el tratamiento de los datos personales, CONUTRIR S.A.S se sujetará a lo establecido en la Ley y demás disposiciones.
• Finalidad: CONUTRIR S.A.S informará al titular la finalidad del tratamiento dado a los datos personales, la cual debe ser legítima de acuerdo con la constitución y la ley.
• Libertad: El tratamiento de los datos personales sólo lo ejercerá CONUTRIR S.A.S con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular; o por mandato legal o judicial.
• Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento de los datos personales, debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Transparencia: CONUTRIR S.A.S garantiza al titular el derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de sus datos.
• Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento que CONUTRIR S.A.S dará a los datos personales, se sujetará a las disposiciones establecidas en la ley y la Constitución. Los datos personales no podrán estar disponibles en internet o en otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo los que sean de naturaleza pública o aquellos en el que su acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido al titular o terceros autorizados.
• Seguridad: La información sujeta a tratamiento por CONUTRIR S.A.S., será protegida mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas que otorguen seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información suministrada. Inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
VI. TITULAR
Para los efectos de la presente política, se entenderán titulares de los datos personales, los miembros, vinculados, proveedores, distribuidores, empleados, prestadores, médicos, clientes, usuarios y en general, toda persona natural titular de los datos personales que aparecen registrados en las bases de datos de CONUTRIR S.A.S
En el caso de los menores de edad (niños, niñas y adolescentes), sus representantes legales tendrán la facultad de autorizar o no el tratamiento de sus datos personales. En el tratamiento de estos datos, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores como la privacidad y protección de la información personal.
VII. AUTORIZACIÓN
Para el tratamiento de los datos personales por CONUTRIR S.A.S, se requiere la autorización previa, informada y expresa del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio escrito, físico o electrónico que pueda ser objeto de consulta posterior; sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley.
CONUTRIR S.A.S, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa la finalidad con la que se recauda el dato personal, el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, los derechos del titular y medios a través de los cuales puede ejercerlos.
A efectos de protección de la ley Habeas Data, CONUTRIR S.A.S, contará con previa autorización y notificación al titular, a efectos de ser reportado ante la entidad DATACREDITO y/o cualquier otra central de información financiera.
La información de los datos personales podrá ser suministrada por CONUTRIR S.A.S, al titular, sus causahabientes, representante legal y/o apoderado, o terceros autorizados por este o por la ley, así como entidades públicas o administrativas en ejercicio de funciones legales o por orden judicial.
CONUTRIR S.A.S, podrá continuar con el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad indicada en esta política, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.
VIII. DERECHOS
El titular de los datos personales y/o, en lo que le aplica al titular de la obligación crediticia que adquiera con CONUTRIR S.A.S, tendrá derecho a:
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CONUTRIR S.A.S, Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar a CONUTRIR S.A.S, prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo las excepciones previstas en la ley.
• Ser informado por CONUTRIR S.A.S, previa solicitud, sobre el uso que se les da a sus datos personales.
• Presentar consultas ante CONUTRIR S.A.S e interponer quejas ante la entidad encargada de la protección de los datos personales.
• Solicitar la revocatoria y/o supresión de sus datos personales cuando CONUTRIR S.A.S incurra en conductas contrarias a la ley y la Constitución. Acceder de manera gratuita e ilimitada a los datos personales que sean objeto de tratamiento.
IX. DEBERES
Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que CONUTRIR S.A.S está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley.
En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones:
A. Deberes cuando actúa como responsable: (i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. (ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales (iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política (v) Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política (vi)Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vii) Actualizar la información cuando sea necesario. (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
B. Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales: Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes: (i) Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado (ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. (iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (iv) Realizar Oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. (v) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política. (vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política. (ix) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (x) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (xi) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto. (xii) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. (xiii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
C. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado: (i) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013. (ii) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. (iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. (vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
D. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio: (i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
X. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
CONUTRIR S.A.S, será el responsable del tratamiento de los datos personales.
El área de cartera, será el área encargada del tratamiento de los datos personales, por cuenta de CONUTRIR S.A.S, a quien se le suministrará información de cada empleado, cliente, proveedor y en general de cualquier persona natural de quien se haya recolectado información personal y que repose en una base de datos.
El funcionario encargado de dicha área llevará un informe de la base de datos y tendrá a su cargo las siguientes funciones:
• Conocer esta política y darle aplicación en lo que les corresponda.
• Enviar una comunicación vía correo electrónico a cada Directivo, empleado o persona que dentro de la Empresa maneje o haya manejado algún tipo de dato personal de los miembros de la Empresa, en el sentido de que estos informen al Departamento encargado, el nombre y correo electrónico de los usuarios de quien tengan datos personales.
• Elaborar, direccionar, encargar y/o delegar en otros el establecimiento de las medidas que deberán tomarse en los contratos comerciales y formatos o formularios que versen sobre créditos o datos personales
• Elaborar, direccionar, encargar y/o delegar en otros el establecimiento de las medidas que deberán tomarse en los contratos laborales
• Informar al titular sobre la finalidad de la recolección de los datos y garantizar el ejercicio de los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
• Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular de los datos personales.
• Garantizar que la información objeto del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Rectificar la información del titular cuando sea incorrecta.
• Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, a menos que los mismos no la requieran.
• Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de información del titular.
• Realizar la actualización, rectificación o supresión de los datos personales dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
• Cumplir con las instrucciones y requerimientos impartidos por la autoridad administrativa competente.
• Suscribir acuerdos de confidencialidad con quienes manejen la información relacionada con el tratamiento de datos personales.
• Tramitar oportunamente las consultas y reclamos formulados por los titulares de los datos personales.
• Los demás consagrados en la ley.
• El área de cartera de CONUTRIR S.A.S deberá velar para que en cada incorporación de un nuevo trabajador se exija el conocimiento de la presente Política como de los documentos que la complementen. CONUTRIR S.A.S, realizará todos los ajustes de tipo contractual y legal para que, en los contratos, acuerdos de confidencialidad, cláusulas contractuales y demás documentos se incorpore su cumplimiento por parte de Empleados, Proveedores, clientes y otros Terceros; además de procurar por obtener autorización expresa de cada titular para el Manejo de los datos personales.
• Es responsabilidad de los trabajadores de CONUTRIR S.A.S reportar cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes sin la autorización pertinente, suplantación de identidad, o conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona, o que tenga indicios de que los mismos estén siendo utilizados para propósitos delictivos y/o no autorizados.
• Mantener actualizado el Registro Nacional de Base de Datos.
XI. RECOLECCIÓN Y MANEJO DE DATOS PERSONALES POR PARTE DE CONUTRIR S.A.S.
La presente política será aplicable en los casos en los que CONUTRIR S.A.S, solicite el diligenciamiento de solicitudes de vinculación, encuestas o formularios de forma telefónica, digital o presencial, así como las planillas de asistencia a eventos, sin perjuicio de las condiciones particulares que apliquen en cada caso.
A partir del momento en que el titular de los datos personales autorice a CONUTRIR S.A.S, para la recolección y tratamiento de sus datos personales, éstos podrán usarse en el desarrollo de sus actividades comerciales y laborales.
CONUTRIR S.A.S, podrá utilizar los datos personales del titular como dirección de correo electrónico, dirección de correo física y/o número de teléfono fijo o celular para enviarle publicidad relacionada con su oferta se productos y servicios, y contactarlo para eventos y otras actividades.
En todo caso, dependiendo de la actividad que se realice, CONUTRIR S.A.S, le comunicará al titular de los datos personales de manera clara los mecanismos puestos a su disposición para conocer, actualizar, modificar y suprimir sus datos, así como para revocar la autorización otorgada.
XII. PRIVACIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
CONUTRIR S.A.S, garantizará a los titulares de la información, la privacidad, confidencialidad y seguridad de los datos entregados, evitando la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros.
CONUTRIR S.A.S, dando aplicación al principio de autonomía, se reserva la facultad de mantener y catalogar como confidencial la información que reposa en sus bases de datos.
CONUTRIR S.A.S, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
CONUTRIR S.A.S, manifiesta que algunos de sus portales pueden contener vínculos a páginas web de terceros, sobre las cuales no tiene manejo ni control alguno, por tal motivo, no se hace responsables por el contenido, políticas de privacidad, seguridad y/o manejo de datos personales que se establezcan en las mismas, siendo obligación del titular de los datos personales conocer en los respectivos portales, las políticas relacionadas con la protección y el tratamiento de su información.
En el sitio web de CONUTRIR S.A.S se establecerá las instrucciones bajo absoluta seguridad para que cada usuario o titular de los datos personales interactúen con los mismos y presenten sus solicitudes ante CONUTRIR S.A.S, sobre cualquier tipo de corrección, modificación y/o supresión.
XIII. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Las Políticas serán aplicables a las bases de datos que se encuentren bajo la administración de CONUTRIR S.A.S, o sean susceptibles de ser conocidas por ésta en virtud de las relaciones comerciales o en desarrollo de su objeto social que deban ser aplicadas a las demás Entidades que hacen parte de la sociedad a la cual pertenece, de alianzas comerciales, de convenios o eventos publicitarios, tanto de CONUTRIR S.A.S, como de sus operados. En el primer caso, CONUTRIR S.A.S, actuará como Responsable, en los demás casos podrá tener la calidad de Encargado o de Responsable, dependiendo de si los recibe de un tercero o ella misma los recaba.
Asimismo, será aplicable cuando el tratamiento de los datos se efectúe en territorio colombiano. Así como, cuando el responsable o el encargado del tratamiento no resida en Colombia, pero en virtud de normas internacionales o tratados le sea aplicable la legislación colombiana.
XIV. DERECHO DE HABEAS DATA
El Art.15 de la C.P. establece el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos tanto de entidades públicas como privadas.
Asimismo, y de acuerdo con la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, este derecho comprende otras facultades como las de autorizar el tratamiento, incluir nuevos datos, excluirlos o suprimirlos de una base de datos o archivo.
Este derecho fue desarrollado de manera jurisprudencial desde el año 1991 hasta el año 2008, en el cual se expidió la Ley Especial de Habeas Data, que regula lo que se ha denominado como el “hábeas data financiero”, entendiéndose por éste el derecho que tiene todo individuo a conocer, actualizar y rectificar su información personal comercial, crediticia, y financiera contenida en centrales de información públicas o privadas, que tienen como función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero de su Titular. Esta Ley Especial considera como Titular de la información tanto a las personas naturales como jurídicas.
Posteriormente, el 17 de octubre del año 2012 se expidió la Ley 1581 “General de Protección de Datos Personales”, que desarrolla el derecho de Hábeas Data desde una perspectiva más amplia que la financiera y crediticia mencionada anteriormente. De tal manera, que cualquier titular de datos personales tiene la facultad de controlar la información que de sí mismo se ha recolectado en cualquier base de datos o archivo, administrado por Entidades privadas o públicas. Bajo esta Ley General, es titular la persona natural. Solamente, en situaciones especiales previstas por la Corte Constitucional en la Sentencia C-748 de 2011, podría llegar a serlo la persona jurídica.
XV. REGISTRO NACIONAL DE POLITICAS Y/O BASES DE DATOS
Es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, y será de libre consulta para los ciudadanos.
CONUTRIR S.A.S, Realizará el registro de sus políticas y/o bases de datos ante la autoridad administrativa competente, en el tiempo y lugar que ésta establezca.
XVI. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL
El área de CARTERA de CONUTRIR S.A.S será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos de los titulares. Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Al correo electrónico misdatos@conutrir.com o llamar a la línea telefónica de CONUTRIR S.A.S, 605 368 2626, y/o radicarla en la siguiente dirección que correspondientes a nuestra oficina Calle 59 #53-33 Barranquilla, Atlántico.
XVII. CONSULTAS Y RECLAMOS
Las consultas y reclamos que se realicen a CONUTRIR S.A.S, deberán dirigirse al correo electrónico misdatos@conutrir.com. En caso de información adicional, el interesado podrá comunicarse al teléfono 605 368 2626 o dirigirse a la Calle 59 #53-33 Barranquilla, Atlántico.
XVIII. CONSULTAS
Las consultas realizadas por el titular de los datos personales o sus causahabientes, serán atendidas por CONUTRIR S.A.S, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de la respectiva solicitud, los cuales se podrán prorrogar por un término máximo cinco (5) días hábiles, debiendo CONUTRIR S.A.S informar previamente al interesado.
XIX. RECLAMOS
El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de CONUTRIR S.A.S debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en esta política, podrán presentar un reclamo ante el área financiera y contable, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al área de servicio al cliente, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y los documentos adjuntos que se requieran.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, el cual se podrá prorrogar por un término máximo de ocho (8) días hábiles, cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, debiendo el área de servicio al cliente informar al interesado los motivos de la demora.
• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado al área financiera y contable en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Antes de acudir a la entidad encargada de vigilar el cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, el titular debe tramitar inicialmente su reclamo con CONUTRIR S.A.S a través de los medios y canales dispuestos para tal fin.
XX NIVEL DE MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADO AL TRATAMIENTO
CONUTRIR S.A.S cuenta con un “Manual de políticas de seguridad”, las previsiones en él contenidas aseguran el cumplimiento de los requisitos exigidos en materia de seguridad de la información.
Se ha establecido que en todos los documentos soporte de la compañía clausulas respecto al manejo y administración de los datos personales y se ha establecido en los contratos celebrados con los encargados que se incluyan cláusulas que expresen de manera clara el deber de éstos de garantizar la seguridad y privacidad de la información del Titular.
XXI. LEGISLACIÓN APLICABLE
• Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
• Ley 527 de 1999
• Ley 1266 de 2008.
• Ley 1273 de 2009.
• Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012.
• Decretos reglamentarios 1727 de 2009,2952 de 2010, 1377 de 2013 y 886 de mayo 13 de 2014
• Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional
XXII. ENTRADA EN VIGENCIA Y MODIFICACIÓN
La presente modificación a la política iniciará su vigencia el día 01 de octubre de 2022 y tendrá validez mientras CONUTRIR S.A.S ejerza su objeto social en Colombia, o hasta que la ley disponga asunto en contrario o diferente.
Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de CONUTRIR S.A.S, debiendo dar a conocer oportunamente a los titulares de los datos personales, dichas modificaciones. Las políticas, según instructivo que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio serán publicadas de acorde por lo establecido por dicha Entidad.
